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O que faz um auxiliar administrativo: área de atuação, salário e mercado

auxiliar administrativo

Para quem deseja ingressar na profissão, vale a pena saber o que faz um auxiliar administrativo.

Essa é uma figura muito importante para o funcionamento de uma empresa.

E sabe por quê?

Ele é o profissional responsável por dar apoio a diversos setores, sendo assim um dos elementos principais para o funcionamento de toda a engrenagem empresarial.

Mas, apesar de ser um cargo que, normalmente, exige formação de nível médio, o profissional que atua nessa área pode ir além.

Ao cursar uma graduação ou realizar um curso de tecnólogo, o auxiliar administrativo tende a ser ainda mais valorizado dentro da companhia – não apenas na função, mas também na remuneração.

Além disso, essa é uma profissão que abre portas por ser uma forma de ingresso em grandes empresas ou a partir de concursos públicos.

Por esse motivo, não é raro encontrar supervisores ou gerentes que iniciaram suas carreiras como auxiliares administrativos.

No artigo de hoje, vamos destacar a atuação de um auxiliar administrativo, suas principais características e habilidades, além de apontar como seguir nessa profissão.

E mais! Quem tem interesse na área também irá descobrir um pouco mais sobre o mercado e o salário desse profissional.

Quer saber mais sobre as funções e atividades de um auxiliar administrativo? Então, boa leitura!

O que faz um auxiliar administrativo?

auxiliar administrativo, Um homem e uma mulher olhando para um tablet
O que faz um auxiliar administrativo?

Como o próprio nome diz, o auxiliar administrativo tem como principal função apoiar a administração de uma empresa ou instituição em suas tarefas diárias.

Bastante amplo, não?

Por esse motivo, o profissional pode atuar nas mais diversas organizações, sejam elas grandes, pequenas, privadas ou públicas, do segmento da educação ao setor automotivo.

Nesse sentido, o auxiliar administrativo trabalha em mais de um departamento interno, como compras, financeiro, recursos humanos, marketing, vendas, contábil, entre outros.

Isso faz com que a sua atuação e atividades diárias variem, levando em conta o segmento da empresa em que trabalha.

Mas, apesar disso, algumas tarefas são comuns para qualquer profissional que atue nessa área. Veja alguns exemplos a seguir:

  • Estruturar e organizar arquivos e documentos internos
  • Cuidar do envio e do recebimento de correspondências
  • Preencher formulários, planilhas e outros documentos
  • Elaborar agendas de atividades internas e externas
  • Atualizar a agenda de contatos da empresa
  • Redigir e digitar documentos e comunicados
  • Coordenar a compra de insumos e materiais
  • Participar de reuniões de diversos setores, quando solicitado
  • Atender ao telefone e responder e-mails
  • Recepcionar clientes, visitantes e fornecedores
  • Tirar cópias
  • Serviços de apoio ao setor financeiro (emissão de notas fiscais, registros de receitas e contas a pagar, minuta de relatórios financeiros)
  • Serviços de apoio de controle de estoque
  • Apoio ao setor pessoal
  • Operar programas e equipamentos necessários ao funcionamento do escritório.

Ou seja, é uma rotina em que o profissional está constantemente trocando de atividade e apoiando os mais diversos setores da empresa.

Além disso, um auxiliar administrativo pode se especializar em uma área específica.

Nesse sentido, ele será encarregado mais de tarefas financeiras ou, então, de recursos humanos, por exemplo.

Competências e habilidades do auxiliar administrativo

Um homem e uma mulher trabalhando em notebooks
Competências e habilidades do auxiliar administrativo

Por ser um profissional que precisa lidar com prazos curtos, demandas de diversos setores e vários tipos de documentos e informações, um auxiliar administrativo deve ter algumas competências e habilidades essenciais.

Dentre elas, podemos destacar:

  • Atenção aos detalhes
  • Dinamismo
  • Capacidade de lidar com o público
  • Discrição
  • Bom relacionamento interpessoal
  • Organização
  • Boa noção de administração do tempo
  • Ter boa memória
  • Ser confiável
  • Facilidade com números
  • Capacidade de lidar com pessoas de públicos diferentes
  • Tranquilidade para atuar sob pressão.

Algumas delas, por sinal, são encaradas como de grande valia e vistas como primordiais pelas empresas.

A capacidade de concentração é uma delas.

Distrações podem fazer com que o profissional cometa algum equívoco que resulte em prejuízos.

Além disso, a organização e a disciplina permitem que ele lide de forma mais eficiente e tranquila com as planilhas e arquivos físicos e digitais.

Assim, ele não perde prazos.

Outra característica muito valorizada é o dinamismo, pois o auxiliar administrativo é um profissional que circula por diversos setores.

Isso faz com que ele precise ser dinâmico para atender às demandas e tomar as atitudes necessárias para o andamento de suas atividades, sem que necessite esperar por ordens.

A comunicação também é algo essencial, já que ele irá intermediar processos de diversas áreas da empresa, sendo o elo entre departamentos.

Por isso, esse profissional precisa ter um bom relacionamento. E saber se comunicar para prestar um bom atendimento a fornecedores e funcionários, de forma clara e objetiva.

Finalmente, um bom auxiliar administrativo deve saber gerenciar seu tempo a fim de equilibrar o volume diário de tarefas.

O mercado e a empresa exigem que ele tenha alta produtividade. E conseguir lidar com prazos e a organização de suas tarefas é essencial.

O mercado de trabalho para o auxiliar administrativo

Mulher trabalhando em um computador
O mercado de trabalho para o auxiliar administrativo

Bom, agora você já sabe um pouco mais sobre as funções e as atividades do auxiliar administrativo, quais são suas principais características e habilidades.

Dessa forma, deve ter percebido também que o mercado para quem atua nessa área é bastante amplo.

Ao fazer uma rápida busca pelas páginas de emprego, é possível perceber que esse é um dos profissionais mais procurados.

Isso porque a profissão é tão versátil que se encaixa em diversas empresas.

As grandes organizações, por exemplo, têm mais de um auxiliar administrativo em seu quadro de funcionários.

É válido frisar que esse profissional pode atuar em escolas, restaurantes, hospitais, clínicas, lojas, shoppings, salões de beleza, padarias, academias, hotéis e em diversos outros tipos de negócios – seja no comércio ou com prestadores de serviços.

Além disso, os auxiliares administrativos também trabalham em órgãos públicos, associações e organizações não governamentais (ONGs).

Ou seja, o mercado é mesmo vasto.

Qualquer estabelecimento, empresa ou instituição que necessite de regularidade e organização para a entrada ou saída de clientes, materiais de escritório e documentos precisa de um auxiliar administrativo.

Por essa razão, o profissional é visto como um coringa no mercado de trabalho.

As áreas de atuação do auxiliar administrativo

Para conhecer um pouco mais sobre esse trabalho, veja a seguir cinco áreas de atuação do auxiliar administrativo.

1. Auxiliar administrativo na prefeitura

A atuação do auxiliar administrativo em prefeituras se dá principalmente como um apoio para o administrador público.

Nesse sentido, ele realiza atividades voltadas para dar suporte ao setor administrativo, sendo um elo com as outras áreas.

2. Auxiliar administrativo na área da saúde

Quem atua no setor de saúde pode ter funções não apenas administrativas, mas também de apoio aos serviços de saúde – com a supervisão de um profissional com formação na área.

Além disso, ele trabalha diretamente com atividades que envolvem a organização de condições estruturais, financeiras, gestão de pessoas e serviços diversos.

Apesar de não atuarem diretamente com os cuidados dos pacientes, os auxiliares administrativos estão em contato constante com eles.

Isso ocorre porque realizam a intermediação de suas relações com a direção e demais profissionais de saúde, viabilizando o seu acesso aos serviços.

3. Auxiliar administrativo escolar

Na área de educação, esse profissional atua de forma direta com o público da escola. Como? Ao atender pais e alunos (intermediando a relação entre eles e a instituição) e também ajudando a manter os registros estudantis atualizados.

O auxiliar administrativo escolar também atua diretamente com professores e educadores.

Normalmente, ele trabalha na secretaria e realiza, ainda, o registro e a escrituração de tudo o que for relativo à vida escolar, entre outras tarefas.

4. Auxiliar administrativo de vendas

Na área comercial, esse profissional está em constante contato com clientes e fornecedores.

Por esse motivo, uma de suas principais habilidades deve ser a comunicação.

Além disso, ele deve ser ágil, uma vez que trabalhará direto com os vendedores e outros funcionários da área de vendas, servindo como apoio para as atividades do setor.

O auxiliar administrativo de vendas deve sempre estar atento aos preços praticados no mercado e às atividades da concorrência.

A ideia é elaborar orçamentos e propostas comerciais adequadas e que atendam às necessidades dos clientes e da empresa.

5. Auxiliar administrativo na empresa

No ambiente empresarial, o auxiliar administrativo pode ser multifunção ou especializado em apenas uma área.

Nesse sentido, ele pode ser aquele profissional que realiza a intermediação entre os vários setores da empresa.

Assim, atende a diversas demandas, em atividades de diferentes áreas.

É aqui que ele é mais considerado como coringa.

No caso de ser especializado, ele pode atuar somente na área administrativa, trabalhando com planilhas, redação de documentos oficiais e arquivo de documentos.

Na área financeira, esse profissional realiza o controle bancário, emissão de relatórios do setor, entende sobre cobrança e investimentos. Além disso, conhece o processamento de cheques e dá suporte em outras tarefas.

O profissional que atua no setor contábil é aquele que analisa e realiza conciliações de contas, registra documentos nos órgãos competentes e faz escrituração nos livros fiscais.

Também tem conhecimento sobre patrimônio, impostos, emissão de notas, serviços e transferências.

No setor de recursos humanos, ele auxilia nos treinamentos e capacitações. Realiza a triagem de currículos, acompanha testes psicológicos e é o primeiro contato de um candidato com a empresa.

Média salarial do auxiliar administrativo

No Brasil, não há um piso salarial para a profissão de auxiliar administrativo.

Os profissionais firmam acordos e convenções coletivas por meio de negociações entre sindicatos estaduais e contratantes.

Assim, determinam o salário, benefícios, hora extra e condições de trabalho em geral.

Por isso, os salários para auxiliares administrativos variam muito de acordo com a região, o porte da empresa, o segmento de atuação e a experiência e qualificação do profissional.

No Acre, a média salarial é de R$ 1.171,00. No Distrito Federal, chega a R$ 1.406,00. Já em São Paulo, a remuneração média de um auxiliar administrativo é de R$ 1.450,00.

De acordo com o Sistema Nacional de Empregos (Sine), o salário médio desse profissional varia entre R$ 979,00 e R$ 2.466,00.

Já o site de empregos Catho aponta que a média salarial fica em torno de R$ 1.500,00. No Vagas.com, esse valor fica em R$ 1.397,00, enquanto que no Glassdoor, a média gira em torno de R$ 1.538,00.

Segundo o site Salários.com, o auxiliar administrativo ganha, em média, R$ 1.442,78 para uma jornada de trabalho de 43 horas semanais.

Além disso, a faixa salarial da profissão vai de R$ 998,00 a R$ 2.180,38. Um profissional júnior recebe, em média, R$ 1.406,99. Um pleno, R$ 1.648,46. E o sênior tem um rendimento mensal de R$ 1.986,80.

Como se tornar um auxiliar administrativo?

auxiliar administrativo, Um homem e uma mulher trabalhando em um computador
Como se tornar um auxiliar administrativo?

Como vimos, o mercado de trabalho exige apenas que o profissional que queira atuar como auxiliar administrativo tenha o Ensino Médio completo.

Mas, atualmente é possível encontrar estudantes universitários atuando nessa profissão, já tendo em vista uma possibilidade futura de promoção.

Uma pesquisa realizada pela Catho aponta que 57% dos profissionais que trabalham como auxiliares administrativos têm graduação, sendo que 22% deles são formados em Administração.

Apesar de ser uma profissão que não requer uma graduação, alguns conhecimentos são exigidos para quem deseja se candidatar. Confira!

  • Informática: pacote Office, desenvoltura com sistemas empresariais, gerenciamento de arquivos na nuvem
  • Gramaticais e boa escrita formal: é um profissional que redige ofícios, comunicados e memorandos
  • Inglês fluente ou avançado ou conhecimentos em espanhol são habilidades desejáveis devido a conversas telefônicas com recepções de hotéis, companhias aéreas e fornecedores estrangeiros
  • Certificado de técnico de auxiliar administrativo: não é obrigatório, mas algumas empresas pedem quando o candidato não está cursando nenhuma graduação
  • Habilidade com digitação: rapidez e agilidade, já que trabalha muito com o computador, mexendo com planilhas, documentos e lançamentos.

Normalmente, os mais importantes são os cursos de informática, uma vez que esse é um profissional que utilizará muitos desses recursos em suas atividades diárias.

Além disso, existem muitos cursos técnicos, tecnólogos ou profissionalizantes na área que podem ser um diferencial para quem quiser atuar como auxiliar administrativo.

Os técnicos são para quem já concluiu o Ensino Médio e têm duração de um ano ou até menos. Ao fim, o aluno recebe um certificado de nível médio.

O Ministério da Educação (MEC) exige que esses cursos tenham pelo menos 800 horas de duração.

Ao concluir o curso, o estudante estará preparado para lidar com documentos administrativos e controle de estoques.

Também saberá operar sistemas de informações gerenciais e utilizar ferramentas de informática para auxiliar nas operações da empresa.

Os tecnólogos têm duração média de dois anos e o aluno, ao fim, conquista um diploma de nível superior.

Dentre eles, os que melhor se encaixam para quem deseja atuar nessa área são os de Gestão Financeira, Gestão de Recursos Humanos, Logística, Processos Gerenciais e Secretariado.

Já os profissionalizantes podem até ser gratuitos, dependendo da instituição de ensino.

Há muitos que são subsidiados pelos governo federal, por meio do Programa Nacional de Acesso ao Ensino Técnico e Emprego (Pronatec). São realizados em instituições das redes Federal, Estadual e Municipal de educação.

O Sistema S (Senai, Senat e Senac) também participa do programa e oferece alguns cursos profissionalizantes gratuitos para quem deseja ingressar nessa profissão.

Uma outra opção para quem quer começar a sua carreira profissional como auxiliar administrativo é fazer o curso de graduação em Administração.

Em média, ele dura quatro anos e tem uma grade curricular mais ampla e aprofundada do que os tecnólogos.

O estudante se aprofunda em todos os departamentos de uma empresa ao cursar disciplinas como Finanças, Recursos Humanos, Planejamento Estratégico e Marketing.

Quem quiser atuar na área também pode investir em cursos específicos para trabalhar como auxiliar administrativo.

Eles costumam ser de curta duração e exigem apenas a conclusão do Ensino Médio.

Alguns que podem fazer a diferença e melhorar o currículo são:

  • Oratória: para aprimorar as habilidades de comunicação e interlocução
  • Pacote Office: para aprender a utilizar as ferramentas desse software
  • Comunicação escrita: técnicas de redação, interpretação de texto e regras gramaticais
  • Marketing pessoal: saber vender a imagem dentro da empresa e promover o seu trabalho.

Conclusão

Com uma área de atuação extremamente ampla, a profissão de auxiliar administrativo pode ser a porta de entrada de jovens profissionais no mercado de trabalho.

Por não exigir graduação, tem uma enorme procura e, assim, é extremamente concorrida em processos seletivos.

Com a mudança no mercado – principalmente devido à crise econômica –, é possível perceber que tanto estudantes quanto profissionais formados buscam essa profissão.

Isso porque, ao ter um leque de atuação vasto, direciona o trabalhador a diversas áreas da empresa.

Assim, ele torna-se um profissional multidisciplinar, o que é um fator relevante e que impulsiona a indicação para futuras promoções.

Tanto que é possível encontrar trabalhadores em cargos mais altos e de confiança que entraram nas empresas como auxiliares administrativos.

Mais do que isso, são profissionais que apresentam habilidades interpessoais e socioemocionais que são de grande valia para as organizações.

Como vimos neste artigo, foi possível conhecer também um pouco melhor a remuneração e quais as possibilidades de atuação fora de empresas, como em instituições públicas, escolas, lojas, estabelecimentos de saúde, entre outros.

Entender a profissão, o mercado e a área de atuação é o primeiro passo para compreender se o cargo de auxiliar administrativo é o que você busca para iniciar sua vida profissional.

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