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Gestão do Conhecimento: O que é e quais são os tipos de gestão?

Mão de um homem, tocando tela do celular

Dentro do meio administrativo, a Gestão do Conhecimento compreende uma série de ações que uma empresa pode (e deve) desenvolver para garantir a continuidade e a qualidade de sua produção.

Também conhecido como GC, o conceito é amplo e serve de guia para a classificação e organização do conhecimento individual de cada colaborador, sistematizando-o de forma com que todos tenham acesso.

Além disso, essa técnica de gestão permite que o empreendedor faça um levantamento dos conhecimentos necessários para que a organização atinja seus objetivos de produção e crescimento.

Ainda, faz parte da GC o estímulo à criatividade e à pesquisa no cotidiano da produção, com foco na inovação.

Neste artigo, vamos explicar a fundo o conceito, e apresentar tipos de aplicações disponíveis para o empresário que quiser colocar essa técnica a favor do desenvolvimento dos seus negócios.

Se o assunto interessa, acompanhe até o final.

Boa leitura!

Qual o conceito de Gestão do Conhecimento?

Em seu livro intitulado A Sociedade, o professor e consultor administrativo Peter Drucker fala sobre a nova configuração de mundo em que vivemos, no qual a quantidade de conhecimento tornou-se virtualmente infinita.

Seja pela globalização, que aumenta a disseminação e o acesso à informação, ou pelo acelerado desenvolvimento tecnológico, o fato é que nunca se produziu tanto conhecimento no planeta como nos dias de hoje.

Esse conhecimento, diferente dos outros tipos de meios de produção – como o capital, a tecnologia e a propriedade privada – não é hereditário nem hierárquico.

Isso significa que a riqueza do conhecimento não é passada automaticamente de pai para filho, seja pela lei ou material genético, nem compartilhada naturalmente dentro de uma empresa, por exemplo.

E é justamente em cima desta riqueza que a Gestão do Conhecimento trabalha.

O conceito engloba ações em diversas frentes dentro do meio administrativo que buscam manipular a informação, ampliando seu acesso para as pessoas que dela podem precisar.

Essa manipulação, porém, não diz respeito a distorcer o seu significado, mas de ser capaz de lidar com o conhecimento individual, organizando-o de modo que fique disponível para todos do coletivo.

Esse tipo de ação é especialmente útil porque garante uma menor dependência da empresa de um determinado funcionário.

Assim, caso a pessoa venha a se desligar da organização, haverá outro (ou outros, preferencialmente) capazes de assumir a sua responsabilidade, sem que ela tenha prejuízos na entrega de seus produtos ou serviços.

Dessa forma, a Gestão do Conhecimento incentiva a captação, multiplicação e distribuição do conhecimento de forma democrática para que, assim, sejam observados ganhos significativos em eficiência e produtividade.

Suas ações agem para promover o registro adequado de todo conhecimento que é estratégico à produção, e a posterior classificação e divulgação de todas essas informações em um canal de fácil acesso a todos que precisarem.

É possível também fazer o caminho inverso com a Gestão do Conhecimento, levantando quais são as competências necessárias para a realização do trabalho da melhor maneira possível.

Com essa abordagem, a intenção é de observar quais são as habilidades, presentes ou não dentre o quadro de funcionários, que, se trazidas para dentro da empresa, podem representar ganhos em qualidade e produtividade.

Quando completo, esse processo de Gestão do Conhecimento garante uma evolução contínua em qualidade, já que a produção não fica vinculada a uma só pessoa, mas ao conhecimento – e este está disseminado entre todos do time.

A inovação também ganha com a GC, já que existe um ponto de partida fixado sobre o que é padrão.

A partir dele, portanto, colaborador pode usar sua criatividade para propor novas soluções e otimizar sua prática cotidiana.

Como aplicar a Gestão do Conhecimento?

Gestão do Conhecimento, Homem, em pé, olhando para imagens em um muro, que remetem a conhecimento.
Como aplicar a Gestão do Conhecimento?

É importante dizer que o conhecimento, por si só, não causa transformação alguma.

É necessário haver uma Gestão do Conhecimento bem-feita para que as pessoas possam absorver toda a informação, transformando-a em prática cotidiana no processo produtivo.

Aqui entra em ação o aspecto manipulativo da coisa: é preciso que toda essa informação que foi coletada e sistematiza seja transformada em processos que vão otimizar o cotidiano da produção.

Na prática, isso significa criar um planejamento de ações para a empresa, estabelecendo orçamento e datas para realização de treinamentos internos e workshops para compartilhar o conhecimento dentre os colaboradores.

A comunicação é um ponto importantíssimo para a GC, já que, para o seu funcionamento, é preciso que a informação circule pelos canais institucionais existentes, como fóruns de intranet, banco de dados ou até mesmo a boa e velha reunião presencial.

Também o registro adequado das informações que saírem desses encontros é bastante importante.

Basta lembrarmos que, quando se sistematiza o conhecimento dentro de uma organização, ele se desprende do indivíduo e passa a pertencer a todos os membros daquela equipe – inclusive daqueles que serão contratados no futuro.

Por fim, é interessante aplicar pesquisas de satisfação que permitam aos funcionários responder de maneira aberta sobre suas demandas de conhecimento, quais informações eles têm para compartilhar, enfim, sua experiência geral com o cotidiano de produção.

O que é Gestão do Conhecimento nas empresas e organizações?

Dentro do meio corporativo, existem dois tipos de conhecimento que guiam as ações do dia a dia: conhecimento explícito e tácito.

A primeira classificação diz respeito a todas as teorias e práticas que já foram documentadas em livros, apostilas e manuais.

Este conhecimento, que já foi aceito e normatizado, é aquele que aparece em treinamentos e códigos de conduta da empresa.

Por outro lado, chamamos de tácito todo aquele conhecimento que é subjetivo, e que vem da experiência individual de cada um.

Ainda que exista certa dificuldade em registrá-lo, é aí que se encontram as informações mais importantes para a GC desvendar e disseminar.

Portanto, o desafio da Gestão do Conhecimento é justamente levantar todo este conhecimento tácito, registrá-lo em documentos oficiais e disseminá-lo para o restante da equipe, de maneira que todos possam usufruir e evoluir a partir dali.

Qual a importância da Gestão do Conhecimento para as empresas?

A Gestão do Conhecimento se tornou parte fundamental de qualquer empresa que almeja o crescimento e deseja se manter competitiva no mercado.

Primeiro, porque suas técnicas estão relacionadas especialmente à comunicação.

Assim, garantem que a informação circule livremente pela organização, atingindo de maneira clara e objetiva a todos os interessados.

Ao levantar e registrar todo o conhecimento acumulado na empresa, o gestor cria oportunidades futuras para que essas informações sejam acessadas com rapidez e usadas na resolução de problemas que já existem ou que surgirão no futuro.

Com todas as informações catalogadas em um local acessível, o colaborador tem melhores condições de inovar, desenvolvendo sua prática e melhorando o que já funciona muito bem.

Todo este movimento se traduz, no fim, em uma vantagem competitiva para a empresa frente a seus concorrentes.

São ganhos em qualidade, rapidez, produtividade e inovação que fazem toda a diferença no dia a dia e, em última análise para o seu cliente.

Quais são as ferramentas de Gestão do Conhecimento?

Gestão do Conhecimento, mão de um homem digitando em teclado de computador
Quais são as ferramentas de Gestão do Conhecimento?

Quando falamos em GC, a tecnologia tem sido uma grande aliada para coletar e distribuir o conhecimento entre os colaboradores de uma empresa.

Hoje em dia, já existem softwares de gestão que podem facilitar o trabalho do empreendedor ou gestor de recursos humanos que deseja distribuir o conhecimento de maneira democrática entre sua equipe.

Vamos conhecer alguns deles?

Confluence

Uma das mais famosas ferramentas de Gestão do Conhecimento, a Confluence permite a consulta e edição das informações no mesmo lugar, além de funcionar como um canal de suporte ao cliente.

Com mais de 100 milhões de páginas criadas desde seu lançamento, a plataforma é usada por gigantes, como a NASA e o Spotify.

HEFLO

A especialidade deste software é a gestão dos fluxos e automação de processos de produção.

Com o HEFLO, é possível registrar o conhecimento tácito por meio de uma interface intuitiva, e a ferramenta fica responsável por elaborar o passo a passo a partir disso.

Bitrix24

Ferramenta mais nova desta lista, a Bitrix24 é gratuita e tem 35 funcionalidades para ajudar a melhorar a comunicação e disseminar o conhecimento entre o time.

Além de permitir o gerenciamento de documentos na nuvem, ela conta com uma intranet social, chat em vídeo e possibilita o gerenciamento de projetos de maneira ampla.

Tipos de Gestão do Conhecimento

São basicamente seis os tipos de Gestão Corporativa, e nós vamos abordar cada um deles de maneira resumida.

O ponto de partida deve ser a Gestão do Capital Intelectual, que é o processo onde o RH vai levantar todo o conhecimento explícito presente no dia a dia da empresa, e também aquele conhecimento tácito de cada colaborador.

A Gestão da Informação, por sua vez, vai permitir que todo esse conhecimento levantado seja organizado de maneira sistemática e armazenado em softwares ou outras ferramentas para consulta posterior.

Em seguida, com a Gestão de Competências, temos o processo inverso que já mencionamos: avalia-se as competências necessárias para garantir a competitividade da empresa, independente de elas já estarem ou não sendo utilizadas no cotidiano.

A partir disso, é preciso possibilitar um ambiente de Aprendizagem Empresarial, no qual a troca de conhecimentos entre os funcionários e a inovação são incentivadas sempre que possível.

Cuidado para não confundir essa aprendizagem, porém, com a Educação Corporativa, que diz respeito aos treinamentos formais, como cursos e oficinas, ministrados por agente externos.

Por fim, a Inteligência Competitiva indica a capacidade do gestor em manter-se informado sobre quais conhecimentos estão sendo aplicados pela concorrência, e assim alcançar e conservar a sua vantagem competitiva.

Gestão do Conhecimento como ferramenta de estratégia organizacional

Homem, em pé, com as mãos abertas, e um globo com imagens que remetem conhecimento, projetado entre suas mãos
Gestão do Conhecimento como ferramenta de estratégia organizacional

Um dos grandes obstáculos da Gestão do Conhecimento está em transformar todo o conhecimento levantado em valores que vão guiar a produção.

De fato, para atingir um ambiente de Aprendizado Empresarial, é preciso que as ações da Gestão do Conhecimento não estejam limitadas a tecnologias e treinamentos.

E para que a busca pelo conhecimento para o desenvolvimento e a inovação seja parte do DNA da empresa, é preciso garantir a participação ativa dos colaboradores, ouvindo suas demandas e respondendo a elas de maneira clara.

Por outro lado, como já destacado, uma das grandes vantagens da GC é que suas ações promovem uma melhora na comunicação, uma continuidade no fluxo de informações que permite com que o conhecimento “ganhe vida própria” e transite livremente entre os setores.

E, para que isso aconteça, é preciso de atenção em todas as fases do processo, desde a Gestão do Capital Intelectual até atingir a Inteligência Competitiva.

Gestão do Conhecimento como vantagem competitiva

As ações de GC se iniciam com o levantamento dos conhecimentos de cada indivíduo e terminam com a análise do trabalho em si, desvendando quais técnicas e tecnologias podem ser de maior proveito para a empresa.

Seja pela abordagem que foca em levantar o capital intelectual, ou pela análise das competências, o objetivo final da Gestão de Competência é aumentar os índices de produtividade e qualidade dos produtos ou serviços vendidos.

Mas o que vai determinar mesmo a eficiência de todo o processo é a forma como as informações coletadas serão utilizadas.

Se manipulado da maneira correta, e transformado em processos, todo esse conhecimento se transforma em vantagem competitiva para a empresa, que agora passa a entregar um produto melhor e mais rápido para o cliente final.

Agora, se o conhecimento coletado ficar armazenado e sem uso, nada vai mudar.

Como lembramos antes: sozinha, a Gestão do Conhecimento não gera valor.

Gestão do Conhecimento como técnica de controle

Como nem tudo são flores, existe uma abordagem que apresenta ressalvas frente às técnicas de GC.

Essa análise surge da teoria crítica, que aponta para a necessidade de voltar as atenções da gestão corporativa para o trabalhador, deixando de abordar o conhecimento como uma parte que se possa destacar do indivíduo.

Para autores como Flávio Vasconcelos, é impossível capturar e decodificar com exatidão o conhecimento tácito.

A razão para isso é que ele é inerente à experiência do indivíduo.

Assim, a tentativa de padronizar todas as ações indicaria certo autoritarismo por parte do gestor.

Gestão do Conhecimento para tomada de decisão

Voltando a falar sobre os seus benefícios, no dia a dia, a Gestão do Conhecimento pode ser uma grande aliada na tomada de decisão no meio corporativo

Isso porque suas ações buscam melhorar a comunicação, o que permite ao gestor ouvir a opinião dos setores que serão diretamente afetados pelo seu processo decisório.

É importante dizer que, para a GC funcionar nesse sentido, não é obrigatório investir em tecnologias da informação ou processos de consultoria extensos.

Algumas ações simples, como reuniões periódicas para feedback, são gratuitas, de fácil aplicação e geram resultado quase imediato.

Gestão do Conhecimento em projetos

As contribuições da CG em projetos são igualmente importantes.

Na hora de desenvolver alguma ideia, eventualmente, surgirá um momento no qual serão levantadas as competências necessárias para tirar o plano do papel.

Nessa hora, será de extrema utilidade contar com um banco de dados com todo o conhecimento disponível reunido em um só lugar.

Além do conhecimento, ficará mais fácil analisar rapidamente qual pessoa é mais indicada para fazer cada trabalho de maneira a alcançar os melhores resultados.

Gestão do Conhecimento e liderança

Gestão do Conhecimento, Homem, em pé, em apresentação, e duas mulheres, sentadas, em uma mesa, vendo a apresentação
Gestão do Conhecimento e liderança

A liderança também tem papel fundamental na Gestão de Conhecimento, pois é ela quem vai determinar as ações que serão postas em prática no dia a dia.

Além de estabelecer os fluxos e canais de comunicação para a GC, o gestor precisa ser exemplo para os seus funcionários, compartilhando e sistematizando o seu próprio conhecimento tácito com o restante do time

Ele deve mostrar que está comprometido com as iniciativas propostas e trabalhar juntamente com o departamento de recursos humanos para garantir o seu sucesso.

Gestão do Conhecimento e metodologia ágil

A Gestão de Conhecimento trabalha lado a lado com um outro tipo de gestão, que prioriza a velocidade de entrega em suas ações.

Segundo a Sociedade Brasileira de Gestão do Conhecimento (SBGC), a metodologia ágil de projetos tem características muito parecidas com a da GC.

Entre elas, o incentivo à comunicação, a colaboração do coletivo no processo decisório e a integração de todos sobre o conhecimento utilizado para a produção.

Então, cabe dizer que não é a mesma coisa que a GC, mas serve como ponto de partida, pois estabelece condições favoráveis para a disseminação do conhecimento.

Conclusão

Hoje em dia, o mercado de trabalho exige que o profissional esteja sempre se atualizando, mantendo-se a par das novas técnicas e tecnologias para facilitar o trabalho.

Neste sentido, a Gestão do Conhecimento surge como uma forma de atender a essa demanda, sistematizando o aprendizado com um processo constante, alinhado aos valores nucleares da organização.

Dentro da GC, serão aplicadas ações para trazer o conhecimento individual da prática para o campo de coletivo.

Este processo transforma o conhecimento tácito de cada um em conhecimento explícito, que fica registrado em sistemas e bancos de dados que todos os colaboradores podem acessar.

Além disso, ele permite que as informações sejam testadas à exaustão e aprimoradas em um ambiente que incentiva a inovação e a criatividade de cada um no desenvolvimento de suas funções.

Quando o conhecimento está sistematizado e acessível a todos, a empresa ganha em produtividade, porque não precisa paralisar seus trabalhos em caso de ausência ou demissão inesperada.

Além disso, a organização que considera a experiência do chão de fábrica para a tomada de decisão, definitivamente, garante uma vantagem competitiva frente à concorrência que permanece estática, alheia às questões da produção.

O crescimento por meio do conhecimento também é uma realidade.

A partir da GC, pode-se avaliar quais conhecimentos já estão presentes dentro da instituição, e quais precisam ser incorporados na rotina para que a empresa atinja as suas metas e objetivos.

Todas essas ações agem no sentido de abrir os canais de comunicação, e permitir ao empreendedor tomar uma gestão mais participativa, convidando todos os colaboradores a participar do processo decisório.

Depois de tudo o que leu neste artigo, aproveite para investir na sua aprendizagem e no crescimento daqueles que trabalham com você, caso esteja à frente de uma equipe.

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