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Gestão de Processos: Para o que serve e como se tornar um gestor?

Homem fazendo a gestão de processos com holograma

Você sabia que a gestão de processos depende da orientação da estratégia de negócio? A resposta você encontrará lendo este artigo. Os recursos que serão utilizados na gestão de processos devem ser baseado em Tecnologias da Informação e Comunicação (TICs) devidamente atualizada, e alinhada com o estado da arte da tecnologia que as empresas concorrentes direta ou indiretamente utilizam.

O profissional da área de gestão de processos deve ser um especialista na área, com uma boa bagagem acadêmica e ter um bom conhecimento das principais ferramentas disponíveis para atuar com mapeamento, revisão e gestão de processos organizacionais.

Neste artigo, você terá acesso à abordagem de Gerenciamento de Processos de Negócios ou Business Process Management (BPM), pois trata-se de um método amplamente utilizado, na atualidade, tanto nas instituições públicas, quantos nas organizações privadas.

Confira aqui:

  • O que é gestão por processo?
  • O que define um processo?
  • Princípios da gestão de processos.
  • Para que serve a gestão de processos?
  • Como fazer gestão de processos?
  • O que faz uma pessoa formada em gestão de processos?
  • Qual a importância da gestão de processos?
  • O que é um mapeamento de processos?
  • Gestão de processos como suporte em tecnologia da informação.
  • Como a gestão de processos pode agregar mais valor ao cliente?

O que é gestão por processos?

gestao de processos vetores organizacao produtividade
Vetor com um cronômetro, gráficos e documentos simbolizando a gestão de processos.

Gestão de Processos é uma disciplina gerencial que integra estratégias e objetivos de uma organização com expectativas e necessidades de clientes, por meio do foco em processos ponta a ponta. Engloba estratégias, objetivos, cultura, estruturas organizacionais, papéis, políticas, métodos e tecnologias para analisar, desenhar, implementar, gerenciar desempenho, transformar e estabelecer a governança de processos (CBOK, 2013).

O professor Falconi, afirma que a Análise de Processo, que é uma atividade da Gestão de Processos é um procedimento técnico e pode envolver estatística, computadores, uso de softwares especializados, base de dados, modelagem matemática e simulação por sistemas (FALCONI, 2013).

O que define um processo?

gestao de processos icones holograficos
Representação da gestão de processos em uma apresentação moderna com ícones holográficos.

Define-se processo, como sendo uma uma agregação de atividades e comportamentos executados por humanos ou máquinas para alcançar um ou mais resultados (CBOK, 2013; SILVA, 2014).

 

Princípios da gestão de processos

organograma gestao de processos infografico fluxo
Organograma simbolizando a gestão de processos no ambiente corporativo.

Os princípios fundamentais da gestão de processos enfatizam a visibilidade, a responsabilidade e a capacidade de adaptação dos processos para constantemente aperfeiçoar resultados e melhor enfrentar os desafios de um ambiente de negócio globalmente diversificado (CBOK, 2013).

A gestão de processos é uma forma de otimização de resultados, que visa todos os campos de resultados da organização (Pessoas, Processos, Finanças e Mercado) conforme a ENDEAVOR (2019).

Para que serve a gestão de processos?

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Homem gerindo processos em seu tablet. Na imagem existem vetores holográficos que ajudam a representar a modernidade do conceito.

A gestão de processos traz alguns importantes benefícios e vantagens para diferentes partes interessadas como descrito no quadro a seguir:

Benefícios para Atributos do benefício
Organização
  • Transformação de processos requer definições claras de responsabilidade e propriedade;
  • Acompanhamento de desempenho permite respostas ágeis;
  • Medições de desempenho contribuem para o controle de custos, qualidade e melhoria contínua;
  • Monitoramento melhora a conformidade;
  • Visibilidade, entendimento e prontidão para mudança aumentam a agilidade;
  • Acesso a informações úteis simplifica a transformação de processos;
  • Avaliação de custos de processos facilita controle e redução de custos;
  • Melhor consistência e adequação da capacidade de negócio;
  • Operações de negócio são mais bem compreendidas e o conhecimento é gerenciado.
Cliente
  • Transformação dos processos impacta positivamente os clientes;
  • Colaboradores atendem melhor às expectativas de partes interessadas;
  • Compromissos com clientes são mais bem controlados.
Gerência
  • Confirmação que as atividades realizadas em um processo agregam valor;
  • Otimização do desempenho ao longo do processo;
  • Melhoria de planejamento e projeções;
  • Superação de obstáculos de fronteiras funcionais;
  • Facilitação de benchmarking interno e externo de operações;
  • Organização de níveis de alerta em caso de incidente e análise de impactos.
Ator de processo
  • Maior segurança e ciência sobre seus papéis e responsabilidades;
  • Maior compreensão do todo;
  • Clareza de requisitos do ambiente de trabalho;
  • Uso de ferramentas apropriadas de trabalho;
  • Maior contribuição para os resultados da organização e, por consequência, maior possibilidade de visibilidade e reconhecimento pelo trabalho que realiza.

Fonte: CBOK, 2013.

Como fazer gestão de processos?

homem graficos processos gestao marketing objetivo investimento
Homem asiático desfocado ao fundo, ilustra na tela sugestões de melhorias para a gestão de processos.

Para fazer gestão de processos, um dos métodos adotados é o Gerenciamento de Processos de Negócios ou Business Process Management (BPM) representa uma nova forma de visualizar as operações de negócio e vai além das estruturas funcionais tradicionais.

Essa visão compreende todo o trabalho executado para entregar o produto ou serviço do processo, independente de quais áreas funcionais ou localizações estejam envolvidas. Começa com um nível mais alto do que o nível que realmente executa o trabalho e, então, divide-se em subprocessos que devem ser realizados por uma ou mais atividades (fluxos de trabalho) dentro de funções de negócio (áreas funcionais).

As atividades, por sua vez, podem ser decompostas em tarefas e, adiante, em cenários de realização da tarefa e respectivos passos (CBOK, 2013).

O que faz uma pessoa formada em gestão de processos?

organograma gestao de procesos senhora
Uma senhora, com cabelos curtos, trabalha no computador olhando para um organograma de gestão de processos.

As pessoas formadas em gestão de processos buscam cobrir a miríade de perspectivas necessárias para se atingir resultados por meio de processos. O BPM é uma disciplina ampla, com atividades que envolvem análise, desenho, transformação, gerenciamento de desempenho e automação. Nem sempre uma única pessoa tem capacidade para desempenhar todas as atividades englobadas pelo BPM.

Assim, o trabalho em processos é coletivo. Alguns assumirão papéis mais técnicos, como de modelagem em BPMN ou automação em BPMS, outros mais direcionados à análise e desenho de processos. Os diversos papéis aglutinarão as especializações requeridas para tratar processos de maneira holística na organização.

Também é importante observar que um único indivíduo representando uma única posição na hierarquia organizacional pode desempenhar vários papéis. Nesse contexto, uma pessoa pode ter um papel com responsabilidades no gerenciamento de uma área funcional e outro papel com responsabilidades em um processo de negócio (CBOK, 2013).

Qual a importância da gestão de processos?

A importância da gestão de processos no dia a dia das organizações tem uma relação direta com os avanços no gerenciamento de processos que têm sido fundamentais para o progresso de corporações, indústrias e economias de mercado. As disciplinas de qualidade e processos mudaram o destino do Japão nas décadas seguintes à Segunda Guerra Mundial, mostrando a força econômica que um forte gerenciamento de processos pode proporcionar.

Assim, para enfrentar os desafios atuais, as organizações necessitam melhorar sua capacidade de antecipar e responder tanto às mudanças de mercado quanto às demandas de clientes. As organizações buscam flexibilizar suas operações, principalmente diante da frequência de eventos que interferem na economia global. Mesmo que BPM tenha adotado a ideia “agilidade nos negócios”, poucas organizações de fato alcançaram esse objetivo (CBOK, 2013).

O que é um mapeamento de processos?

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Fluxograma de mapeamento para a gestão de um processo.

O mapeamento de processos consiste em uma técnica de levantamento das diversas etapas de funcionamento de uma determinada tarefa. Envolve, também, o descobrimento dos atores envolvidos das atividades do processo, bem como sua responsabilidade e linha de atuação.

Para se ter uma materialização do resultado de um trabalho de mapeamento de processos, existe a chamada modelagem de processos, que é uma representação gráfica destes resultados. Algumas delas podem ser identificadas no quadro a seguir:

Notação Descrição
BPMN (Business Process Model and Notation) Padrão criado pelo Object Management Group, útil para apresentar um modelo para públicos-alvo diferentes.
Fluxograma Originalmente aprovado como um padrão ANSI (American National Standards Institute), inclui um conjunto simples e limitado de símbolos não padronizados; facilita o entendimento rápido do fluxo de um processo.
EPC (Event-driven Process Chain) Desenvolvido como parte da estrutura de trabalho ARIS, considera eventos como “gatilhos para” ou “resultados de” uma etapa do processo; útil para modelar conjuntos complexos de processos.
UML (Unified Modeling Language) Mantido pelo Object Management Group, consiste em um conjunto-padrão de notações técnicas de diagramação orientado à descrição de requisitos de sistemas de informação.
IDEF (Integrated Definition Language) Padrão da Federal Information Processing Standard dos EUA que destaca entradas, saídas, mecanismos, controles de processos e relação dos níveis de detalhe dos processos superior e inferior; ponto de partida para uma visão corporativa da organização.
Value Stream Mapping Do Lean Manufacturing, consiste em um conjunto intuitivo de símbolos usado para mostrar a eficiência de processos por meio do mapeamento de uso de recursos e elementos de tempo.

Fonte: CBOK, 2013.

O que é gestăo de processos organizacionais?

A gestão de processos organizacionais – consiste em aplicar modelos de gestão sobre os processos que compõem a organização como um todo. Estes, por sua vez, são compostos por atividades inter-relacionadas que solucionam uma questão específica. Essas atividades são governadas por regras de negócio e vistas no contexto de seu relacionamento com outras atividades para fornecer uma visão de sequência e fluxo (CBOK, 2013).

O que é gestăo de processos gerenciais?

A gestão de processos gerenciais deve ser conduzida de forma direta com os atores dos subprocessos que estão interconectados ao nível imediatamente superior. O foco, neste caso, é criar uma aproximação entre gerentes e colaboradores diretos, estreitando a gestão dos níveis atômicos das atividades a serem desenvolvidas nas mais diversas áreas da organização.

O que é gestăo de processos na administraçăo pública?

A gestão de processos na administração pública, consiste nos mesmos princípios, métodos e técnicas aplicados nas organizações de cunho privado, porém, neste caso, obedecendo às regras e leis da administração pública em todos os níveis (municipal, estadual e federal). No Brasil, o Governo Federal criou e manteve o Gespública até o ano de 2017, como uma forma estruturar os processos gerenciais na esfera pública.

Todas as técnicas de gestão, mapeamento e modelagem de processos cabem neste caso. O intuito é fazer com que as atividades ocorram de maneira eficiente e eficaz, oferecendo um curto tempo de resposta à população que, neste caso, é o maior cliente das entidades de  gestão pública.

Gestão de processos com suporte em tecnologia da informação:

notebook mao masculina teclado camisa social
Pessoa pensando em gestão de processos e trabalhando no computador.

A gestão de processos como suporte em tecnologia da informação, depende da estratégia de negócio, pois esta deve determinar o tipo de tecnologia necessária para traduzir a visão estratégica da organização em operações de negócio. Sem esse vínculo direto da visão e operações, nem tecnologias de BPM, nem qualquer outra automação pode ser justificada. A criação da visão de negócio deve, contudo, ter em conta os recursos de tecnologias de BPM e o potencial para uma operação diferente e flexível.

As necessidades de negócio devem claramente direcionar a visão de tecnologia. No entanto, a tecnologia irá desempenhar um papel significativo na determinação da evolução da organização e sua capacidade de criar um ambiente de mudança flexível. Por essa razão, apoiar essa nova visão com base em BPM vai exigir um novo tipo de estratégia de tecnologia que se funde à estratégia da organização para criar uma arquitetura realista e um plano de implementação (CBOK, 2013).

Como a gestão de processos pode agregar mais valor ao cliente?

vetores nuvem roxo azul pessoas foguete
Vetores coloridos representando pessoas flutuando e trabalhando com gestão de processos ao redor de uma nuvem.

A gestão de processos agrega valor ao cliente externo? A resposta é sim. A transformação de processos busca atender expectativas do cliente externo ao longo do tempo, melhora a qualidade dos produtos e serviços e cria a possibilidade de redução de preços como consequência de aumentos de produtividade. A cultura de transformação inspira e alimenta a criação de processos inovadores que podem causar mudanças de paradigma e alavancar resultados. Esses fatores contribuem para maior satisfação dos clientes.

A gestão de processos agrega valor ao cliente interno? A resposta é sim. Os colaboradores atendem melhor às expectativas de partes interessadas: um processo é desenhado para atender às expectativas das partes interessadas. Destaca os atores que contribuem para a satisfação dessas partes e permite que cada ator reconheça o propósito de seu trabalho, dando maior significado às atividades desempenhadas.

Os compromissos com clientes são mais bem controlados: as práticas de gerenciamento de processos de negócio habilitam a capacidade de medir regularmente o desempenho e, se necessário, tomar ações para corrigir desvios. Isso permite maximizar benefícios aos clientes (CBOK, 2013).

Conclusão

aperto de maos camisa social branca azul
Aperto de mãos celebrando uma gestão de processos vitoriosa. Homem a esquerda usa camisa social azul e o da direita, camisa social branca.

O século XXI caracteriza-se por mudanças constantes sejam elas no comportamento dos consumidores, nos seus gostos, na tecnologia, nos costumes e as organizações devem se adaptar constantemente a essas alterações. Observa-se que a gestão de processos nas organizações impacta diretamente o seu resultado, o que tem trazido grandes estudos para o aprimoramento da forma como estes processos devem ser organizados e implementados no cotidiano.

Assim, uma organização deve estar preparada para responder de forma rápida às mudanças no mercado. O mapeamento é uma atividade de gestão de processos, que é de extrema importância para que esta resposta ocorra de forma eficiente. Quando você consegue visualizar de forma clara cada processo da organização, o que ele faz, quem é o seu ator, onde ele tem impacto, entre outros, fica mais fácil você montar uma estratégia para modificá-lo visando melhorias para os clientes e para o resultado financeiro da organização.

Desta forma, pode-se considerar a Gestão de Processos tem sua relevância e continuará sendo um tema pertinente para a evolução das organizações modernas.

Referências Bibliográficas

Association of Business Process Management Professionals. Guia para o gerenciamento de processos de negócio: corpo comum de conhecimento. ABPMP Brasil, 2013.

ENDEAVOR Brasil. Gestão de processos.

FALCONI, Vicente. O verdadeiro poder.

SILVA, Jorge Gonçalves da. Gestão por processos em organizações públicas.

2 Comments

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  1. para Gerenciar mudanças que é uma constante em nossas vidas e nas organizacões é fundamental o apoio de ferramentas adequadas. a gestão de processos oferece um ferramental completo para a gestão de processos.

    parabéns!!!

    Gilmar marques
    professor e consultor

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