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Indicadores de Desempenho: Como otimizar a produtividade da equipe?

Indicadores de Desempenho

Se você não conhece ou mesmo não usa indicador de desempenho na gestão de um projeto ou negócio, vale ficar alerta.

Vamos abrir este artigo com um dado capaz de convencê-lo a ver o assunto com outros olhos.

Cerca de 60% das empresas que encerraram suas atividades nos primeiros quatro anos de atuação apresentavam indícios de que não acompanhavam nenhum indicador de desempenho.

A conclusão consta em pesquisa realizada pelo Sebrae, o Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas.

Você não gostaria de fazer parte desta estatística, não é mesmo?

Se achava que utilizar esse instrumento era algo desnecessário, então, chegou o momento de rever os seus conceitos.

Eles funcionam como um termômetro para o negócio, pois ajudam a sinalizar o que está indo bem e o que merece atenção.

Trata-se de uma ferramenta de gestão que revela porque os objetivos da organização não estão sendo alcançados e ainda pode deixá-la mais próxima deles.

Ficou interessado em saber mais?

Neste artigo, você vai descobrir o que são indicadores de desempenho, como implementá-los em uma empresa, quais os principais que existem e muito mais.

Boa leitura!

O que são indicadores de desempenho?

Indicadores de desempenho são uma ferramenta de gestão utilizada pelas empresas para avaliar resultados de processos e ações de forma direcionada e identificar os pontos de melhoria.

Por meio deles, é possível saber se as metas estipuladas foram alcançadas, se o emprego dos recursos foi eficaz, se falhas ocorreram em cada etapa de um projeto, pontos de otimização de tarefas, entre outros.

Em uma ação de marketing, por exemplo, os indicadores de desempenho podem mostrar ao gestor se a campanha atingiu o seu objetivo.

Já no caso de processos de logística, eles ajudam a identificar rotas mais eficazes ou, até mesmo, os pontos onde ocorrem desperdício de recursos.

Ou seja, eles permitem mensurar qualquer atividade dentro da empresa que gere números ou valores, como número de demissões, produtos em estoque e receitas advindas de uma ação.

O principal ponto é saber identificar quais os indicadores de desempenho mais interessantes para o negócio, restringindo o esforço de gestão a dados relevantes.

É nesse momento que surgem os Key Performance Indicators (KPIs), também conhecidos como indicadores-chave de desempenho.

Eles são os instrumentos mais indicados para realizar a mensuração dos dados mais importantes da empresa, uma vez que acompanham os indicadores essenciais e descartam os que não impactam diretamente nos resultados.

Com todas essas informações em mãos, os gestores têm uma visão mais abrangente do negócio e podem tomar decisões mais embasadas.

De onde veio esse termo?

O hábito de realizar avaliações de desempenho não é algo recente.

As primeiras documentações sobre isso aconteceram na Idade Média, com Santo Inácio de Loyola.

Ao fundar a Companhia de Jesus, Santo Inácio utilizada um sistema de relatórios e notas sobre as atividades e os potenciais de cada um de seus jesuítas para acompanhar e avaliar o seu desempenho.

Também existem relatos de um sistema de relatórios anuais utilizado em 1842 pelo Serviço Público Federal dos Estados Unidos para acompanhar os trabalhos das equipes.

O modelo é o mesmo adotado pelo exército americano em 1880.

Já em 1918, a General Motors (GM) desenvolveu um método próprio para avaliar seus executivos.

Mas, desde os primórdios das organizações, o acompanhamento do desempenho das empresas foi um ponto de atenção para os gestores.

Inicialmente, esse era um processo demorado, meticuloso e extremamente delicado, pois, apesar de já existirem sistemas para avaliar o desempenho das pessoas, acompanhar o andamento do negócio era algo mais complexo.

Isso exigia uma metodologia que permitisse uma avaliação eficaz e transparente de todos os processos que acontecem ao longo da rotina da empresa.

Foi, então, que gestores sentiram a necessidade de uma visão mais detalhada e focada de certos procedimentos.

Em resposta, começaram a identificar os mais importantes para o bom desempenho da empresa.

Após a coleta de dados, surgiu o que atualmente chamamos de indicadores de desempenho.

Por que devo utilizar indicadores de desempenho?

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Por que devo utilizar indicadores de desempenho?

Como vimos, os indicadores de desempenho podem ajudar a gerir o negócio de forma mais estratégica.

Isso porque eles apresentam dados e informações que permitem ao gestor uma tomada de decisão mais assertiva, além de contribuir na identificação de problemas e no alinhamento estratégico.

Utilizar indicadores de desempenho também dá ao gestor a oportunidade de conhecer melhor a própria empresa.

E isso pode ser um grande diferencial, como destacado na célebre frase de William Edwards Deming:

“Não se gerencia o que não se mede; não se mede o que não se define; não se define o que não se entende; não há sucesso no que não se gerencia”.

Então, ao compreender melhor a empresa, seus processos e gargalos, é possível administrar de forma mais eficiente e assertiva, tendo maior embasamento para planejar as ações.

Por mensurar diversas variáveis e atuar nos mais diferentes processos e setores, os indicadores de desempenho ainda trazem outros benefícios para a empresa, como:

  • Definição de critérios claros e precisos para estipular e medir resultados individuais, departamentais e globais
  • Maior transparência e confiabilidade junto aos parceiros, sócios, investidores, acionistas e funcionários
  • Ao permitir uma maior qualidade e velocidade na tomada de decisão, eles impactam positivamente nos resultados financeiros
  • Ajudam a medir o crescimento da empresa ao apontar as metas atingidas, os pontos de falha e os de melhoria
  • Permitem a realização de um planejamento de metas e monitoramento periódico
  • Envolvem toda a empresa na busca de resultados e dos objetivos estratégicos.

Quem é o maior beneficiado com os indicadores de desempenho?

Vimos no tópico anterior que são muitas as vantagens que o uso dos indicadores de desempenho pode trazer para a empresa.

E os benefícios não ficam restritos apenas à organização, mas atingem a todos que nela trabalham.

A implementação dos indicadores de desempenho requer o envolvimento não apenas de gestores, mas de todos os colaboradores.

Isso porque são eles os responsáveis por captar, informar e compartilhar as informações necessárias de forma transparente e ágil.

Com isso, é possível acompanhar os processos para melhorá-los continuamente, avaliar o desempenho da organização e dar feedback para os colaboradores.

Tudo isso permite à empresa otimizar a alocação dos recursos, sejam eles humanos, materiais ou financeiros.

Ou seja, influencia diretamente na produtividade das equipes, valoriza as pessoas – uma vez que percebe que seus atributos e competências estão sendo considerados.

Por consequência, gera maior satisfação para as equipes, motivação e engajamento.

Além disso, os indicadores ajudam a apontar quais competências devem ser desenvolvidas, permitindo à empresa organizar com maior assertividade cursos e treinamentos de capacitação.

Finalmente, tudo isso influencia direta e positivamente no clima organizacional.

Quando devo implementar indicadores de desempenho em meu processo?

Essa é uma dúvida comum, mas não existe um momento exato ideal para a implantação de indicadores de desempenho.

Pode-se dizer, contudo, que não há por que esperar para colocá-los em prática e aproveitar seus benefícios.

Inclusive, desde o momento de abertura do negócio.

Como vimos, eles podem ajudar no crescimento da organização, além de trazer maior otimização de processos, melhorar a satisfação das equipes e qualificando a tomada de decisão.

A recomendação é realizar uma avaliação do que deve ser mensurado, quais são os processos-chave para a empresa e, a partir daí, estruturar um plano de implementação.

Isso pode ser feito antes de iniciar as operações ou ao montar um planejamento estratégico para o ano.

Onde devo medir para ter indicadores de desempenho precisos?

Não faltam opções de indicadores de desempenho para empresas.

Por isso, o primeiro compromisso para decidir o que medir é avaliar o negócio.

Leve em conta o setor em que atua, o porte da empresa, os seus objetivos estratégicos e todas as particularidades dela.

Os indicadores de desempenho de uma grande importadora não serão os mesmos de uma empresa de pequeno porte que vende alimentos orgânicos regionalmente.

Então, não existe uma receita de bolo com uma fórmula única que direcione ao sucesso.

Cada empresa possui uma realidade, fatores relevantes e objetivos organizacionais diferentes e que merecem ser acompanhados.

Como trabalhar com indicadores de desempenho?

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Como trabalhar com indicadores de desempenho?

Para trabalhar com os indicadores de desempenho, há etapas essenciais.

Preparamos um passo a passo para ajudar você a organizar a implementação dessa ferramenta.

Confira!

Passo 1 – Defina o que será mensurado

Como já destacado, a primeira etapa compreende saber exatamente o que pode e deve ser mensurado na empresa.

Um e-commerce, por exemplo, pode resolver medir a satisfação dos clientes ou, então, a qualidade das entregas e o número de compras finalizadas.

Neste momento, também é importante definir a dimensão da medição dos dados e o tempo em que eles serão monitorados.

Passo 2 – Alinhe os indicadores com os objetivos estratégicos

Caso a empresa possua um planejamento estratégico, esta é a hora utilizá-lo para verificar quais são os objetivos da organização no período.

Com essas informações, fica mais fácil alinhar o que foi escolhido para mensurar com o que foi definido no planejamento e, assim, estabelecer as metas.

Passo 3 – Defina os indicadores de desempenho

Com as metas definidas, é preciso decidir quais serão os indicadores de desempenho utilizados pela empresa para medir os resultados buscados pelos objetivos estratégicos.

De nada adianta escolher vários se alguns não trouxerem informações relevantes para o negócio.

Além disso, é essencial que sejam fáceis de medir e de calcular.

Garanta ainda que existam metas reais e alcançáveis.

Passo 4 – Escolha os responsáveis

Para iniciar o processo de implementação, é preciso apontar quais serão os profissionais responsáveis por isso.

Defina ainda aqueles que irão orientar as equipes sobre a sua utilização.

Neste momento, é importante eliminar o risco de erros e garantir a consistência dos dados.

Por isso, é peça-chave para o sucesso da ferramenta que os funcionários saibam os motivos do monitoramento dos dados, os benefícios que isso trará para a empresa e como eles vão impactar positivamente em seu trabalho.

Passo 5 – Foque na comunicação

Uma comunicação clara e efetiva ajuda a manter toda a empresa a par do andamento da implantação dos indicadores, dos resultados parciais e, até mesmo, dos finais.

Com isso, todas as equipes saberão sobre as metas e poderão se comprometer com elas.

Ao informar os colaboradores sobre os indicadores, a empresa reforça a importância de cada um na busca dos resultados e destaca os benefícios que eles podem trazer.

Por isso, é indicado realizar reuniões periódicas para avaliar o desempenho individual e coletivo, ouvindo o que cada um tem a dizer e mantendo os canais de comunicação abertos.

Passo 6 – Colete os dados

Esta é uma etapa essencial para a mensuração dos resultados obtidos com os indicadores de desempenho.

Para tanto, existem diversas opções para a realização da coleta de dados.

No mercado, podem ser encontradas soluções tecnológicas que automatizam o processo, mas tudo vai depender das necessidades e da disponibilidade de investimento da empresa.

Passo 7 – Monitore os resultados

Com tudo funcionando, chega a fase final da implantação: a gestão das metas e dos resultados.

Realizar esse monitoramento é essencial para que a empresa possa se certificar de que o desempenho mensurado está dentro do esperado.

É por essa razão que a etapa não pode ficar restrita ao final do processo, mas deve ocorrer ao longo de todo ele.

Um bom indicador de desempenho gera dados constantemente, o que permite a tomada de decisão rápida e assertiva quando os resultados estão negativos ou estagnados.

Realizar um monitoramento constante permite corrigir falhas e desvios antes que elas se tornem algo maior e criem problemas de difícil reversão.

Tipos de indicadores de desempenho mais conhecidos

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Tipos de indicadores de desempenho mais conhecidos

São vários os tipos de indicadores de desempenho que podem ser implementados nas empresas.

A seguir, veja quais são os mais conhecidos.

Indicadores de desempenho financeiro

Os indicadores financeiros costumam estar relacionados à lucratividade e à saúde financeira do negócio.

Além de ser uma das áreas mais relevantes da empresa, o setor financeiro possui KPIs bem importantes, como:

  • Receitas
  • Despesas
  • Faturamento bruto
  • Lucro ou Prejuízo
  • Lucratividade
  • Capital de giro disponível
  • EBITDA (Earnings before interest, taxes, depreciation and amortization)
  • Nível de endividamento
  • Liquidez dos investimentos.

São indicadores que trarão dados importantes sobre o ponto de vista financeiro, podendo apontar onde estão os principais gargalos, de modo que sejam corrigidos e possam manter a saúde financeira da empresa em dia.

Indicadores de desempenho logístico

Os indicadores de desempenho logístico costumam mudar muito de uma empresa para outra.

Isso porque, para algumas organizações, o importante é avaliar como está o tempo de entrega dos produtos, enquanto para outras é essencial mensurar o custo com os transportes.

São vários os indicadores de desempenho logístico e eles abrangem áreas como transporte, movimentação e armazenagem de materiais e gestão dos estoques.

Conheça alguns deles:

  • On-Time & In-Full (OTIF) – mede a eficácia no cumprimento dos prazos (on time) e a eficiência de todos os processos de atendimento (in full)
  • On-Time Delivery (OTD) – mensura o percentual de pedidos que foram entregues no prazo
  • Order Cycle Tima (OCT) – avalia o tempo total gasto desde o recebimento do pedido até a entrega para o cliente
  • Order Fill Rate (OFR) – mede o tempo interno de processamento do pedido (recebimento até a expedição)
  • Acuracidade do inventário – diferença entre o estoque físico e o que consta no sistema de controle de estoque
  • Cálculo de frete
  • Nível médio de estoque
  • Índice de ocorrências
  • Exatidão das notas de transporte.

Indicadores de desempenho empresarial

Os indicadores de desempenho empresarial estão disponíveis nas mais variadas áreas de uma empresa.

Por isso, podem ser aplicados a contextos diversos.

Confira alguns dos principais:

  • Satisfação dos colaboradores
  • Índice de satisfação dos clientes
  • Indicadores de qualidade
  • Produtividade
  • Eficiência e Eficácia
  • Aproveitamento da capacidade instalada (está ligado à estrutura da empresa, como maquinários e equipamentos)
  • Índice de turnover (rotatividade de colaboradores)
  • Vendas efetivadas x oportunidades
  • Nível de conformidade (mensura os desperdícios).

Exemplos de indicadores de desempenho no marketing

Os crescentes investimentos em marketing digital nas empresas exigem a mensuração de resultados.

A boa notícia é isso pode ser feito, muitas vezes, de forma automatizada.

Ou seja, a partir de ferramentas online que analisam o desempenho de campanhas de anúncios, textos de blog, publicações em redes sociais, e-mail marketing e outras ações.

Veja métricas e indicadores importantes para aferir o desempenho nessa área:

  • Retorno sobre o investimento (ROI) – mensura se o que foi investido em uma campanha trouxe resultados satisfatórios
  • Ticket médio – valor médio que os clientes gastam por compra
  • Custo de Aquisição de Clientes (CAC) – mede a soma de todos os esforços de marketing e vendas da empresa para conquistar os clientes
  • Taxa Churn (Abandono de clientes) – mede a porcentagem de pessoas que deixaram de ser clientes da empresa em um período pré-determinado.
  • Lifetime Value (LTV) – mensura o quanto de valor um cliente entrega para a empresa ao longo de seu relacionamento
  • Taxa de conversão – mede quantos possíveis clientes foram convertidos em clientes efetivos. No marketing digital, pode representar o número de visitantes do blog que realizaram uma ação específica, como baixar um e-book ou preencher um formulário
  • Custo por Lead (CPL) – certas ações de marketing digital tem o objetivo de gerar leads (potenciais clientes que demonstram interesse na marca ou em seus produtos e fornecem informações pessoais, o que permite contato posterior).

Conclusão

Um dedo tocando tela touch
Conclusão

A concorrência está cada dia mais acirrada e, no mundo atual, o espaço para falhas está cada dia menor.

Então, utilizar ferramentas que possam otimizar recursos e reduzir custos representa um importante diferencial para qualquer empresa.

Como vimos, os indicadores de desempenho podem ser de grande auxílio neste quesito, uma vez que permitem avaliar diversos processos e direcioná-los em busca de objetivos comuns.

Também se qualificam como instrumentos de gestão ao oferecer a oportunidade de identificar falhas, corrigir processos, apoiar a tomada de decisões e dar suporte ao crescimento do negócio.

Há diferentes tipos de indicadores – financeiros, logísticos, empresariais, de marketing – e cada empresa deve avaliar quais melhor se encaixam à sua realidade.

Que uso você faz hoje desse recurso? E como pretende utilizá-los a partir de agora?

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