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O que é compliance: tudo que você precisa saber sobre a área

Dedo tocando em tela touch com a palavra Compliance

Entender o que é compliance e como ele funciona na prática é o primeiro passo para quem deseja aplicar o conceito na própria empresa ou trabalhar nessa área.

Compliance é um termo cunhado na língua inglesa para definir boas práticas em uma empresa.

Falando de forma bastante resumida, estar em compliance significa seguir todas as leis e regulamentos, sejam eles internos ou externos.

O compliance permite que a empresa cumpra processos simples no dia a dia, ao mesmo tempo em que previne casos de corrupção, fraudes ou lavagem de dinheiro.

Essa é uma preocupação dentro da sua empresa?

Pois precisa ser.

Nos últimos anos, você deve ter notado como a Operação Lava Jato revelou um gigantesco esquema de corrupção envolvendo políticos, empresários e empresas estatais e privadas.

Já são cinco anos de operação, ao longo dos quais 155 pessoas foram condenadas, R$ 2,5 bilhões retornaram para os cofres da Petrobras, e há ainda R$ 11,5 bilhões a serem devolvidos para o poder público.

Este é o maior caso de corrupção registrado na história do Brasil, e vem derrubando políticos que entraram no esquema em diversos países.

Mas não foi só a classe política que saiu manchada dessa investigação.

As grandes empreiteiras que se beneficiaram do esquema tiveram sua reputação destruída e viram seus principais diretores atrás das grades.

Algumas não resistiram às sentenças impostas pela justiça, e entraram com pedido de recuperação judicial.

Não é exagero dizer que boa parte dessas empresas e empresários nunca mais vai recuperar a imagem e a confiança perante à sociedade.

Mas tudo isso poderia ter sido evitado com uma área de compliance estruturada e atuante.

Quer entender como o compliance funciona na prática?

Neste artigo, você vai compreender exatamente o que é compliance, quando ele surgiu, quais são seus objetivos e benefícios.

Também vai conhecer dicas para aplicar o compliance na prática, e entender a relação do compliance com outras áreas do direito.

Preparado? Vamos em frente!

O que é compliance?

Compliance é uma expressão que significa estar em conformidade com leis e regulamentos.

Quando falamos de compliance no meio empresarial, nos referimos a posturas, técnicas e estratégias tomadas pelas empresas para garantir o cumprimento de uma série de políticas, regras e controles internos e externos.

É uma maneira de aumentar a sua eficiência e sua representatividade no mercado, além de evitar casos de fraudes e corrupção.

A expressão compliance vem do inglês to comply. A tradução para o português desse verbo é estar de acordo uma regra.

Na prática, é exatamente isso que as empresas que se importam com o compliance buscam.

Mas você se engana se pensa que esse é um esforço individual da empresa.

Quando uma empresa está em compliance, todas os seus funcionários, terceirizados e prestadores de serviços, além de fornecedores e parceiros, precisam se comprometer com as regras dos organismos reguladores.

Além dessas regras dos organismos reguladores, há o regimento interno e as boas práticas estabelecidas para o dia a dia da companhia.

Quando todas as essas regras e regimentos são seguidos, a empresa pode garantir que está em compliance empresarial, trabalhista, tributário e fiscal, por exemplo.

Ao longo do texto, vamos abordar separadamente esses conceitos.

Quando surgiu o compliance?

O que é compliance, Palavra compliance em destaque em imagem
Quando surgiu o compliance?

Assim como boa parte das práticas e técnicas do setor empresarial, o compliance surgiu nos Estados Unidos, a nação mais desenvolvida do mundo, com as maiores empresas do planeta.

Os programas de compliance começaram a surgir na virada do século XX, quando as agências reguladoras começaram a ser criadas nos EUA.

Um marco importante para os processos de compliance foi a criação, em 1906, de um modelo de fiscalização centralizado, para regular atividades relacionadas à saúde e ao comércio de medicamentos.

Mas foi o setor financeiro que deu força a esse movimento, quando, em 1913, surgiu o Federal Reserve System, o Banco Central dos EUA.

Até hoje, ele tem a missão de garantir um sistema financeiro estável, seguro e regulado.

Esse foi o ponto de partida para que as empresas começassem a se adequar, e demonstrassem interesse pela área.

Ao longo dos anos, as práticas acabaram se consolidando, conforme casos de corrupção foram descobertos e leis criadas para punir essas práticas.

Na década de 1970, por exemplo, os Estados Unidos criaram uma lei anticorrupção, que endureceu as penas para companhias flagradas em corrupção internacional.

No Brasil, o tema surgiu com força em 1992, quando começou a abertura de mercado.

Mais recentemente, com os casos de corrupção que pipocaram no país, surgiu a Lei nº 12.846, de 2013, conhecida como Lei da Empresa Limpa ou Lei Anticorrupção.

Logo em seu primeiro parágrafo, a lei já deixa claro que “dispõe sobre a responsabilização objetiva administrativa e civil de pessoas jurídicas pela prática de atos contra a administração pública, nacional ou estrangeira”.

Também é possível citar, no cenário de compliance brasileiro, o Código de Boas Práticas de Governança Corporativa, publicado pelo Instituto Brasileiro de Governança Corporativa (IBGC) para estimular práticas consideradas sustentáveis e de boa governança entre as empresas.

Na página 20 desse documento, a definição de Governança Corporativa deixa claro a sua relação com o compliance:

As boas práticas de governança corporativa convertem princípios básicos em recomendações objetivas, alinhando interesses com a finalidade de preservar e otimizar o valor econômico de longo prazo da organização, facilitando seu acesso a recursos e contribuindo para a qualidade da gestão da organização, sua longevidade e o bem comum.”

Não tem como ser mais claro do que isso, concorda?

A seguir, vamos retomar alguns dos principais objetivos do compliance nas empresas.

Objetivo do compliance

O principal objetivo do compliance é fortalecer a empresa por meio do cumprimento das regras, normas e regulamentos.

A consequência desse fortalecimento aparece na redução dos riscos empresariais.

Como o compliance traça uma linha que guia a empresa no dia a dia, a chance de que ela dê um passo fora reduz de forma drástica.

Outro objetivo do compliance é a redução de custos e despesas, por meio de um aumento na eficiência operacional.

Isso ocorre porque, quando os processos estão definidos e são seguidos no dia a dia, a empresa ganha em previsibilidade e organização.

Ainda é possível citar, como objetivo do compliance, a transparência e a confiança do mercado de atuação, conquistando cada vez mais clientes, fornecedores, parceiros e acionistas, no caso de empresas de capital aberto.

Finalmente, outro objetivo do compliance é a consolidação de uma ótima reputação diante de todas as esferas da sociedade.

No longo prazo, é isso que torna as empresas saudáveis, sustentáveis e resilientes.

3 benefícios do compliance para as empresas

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3 benefícios do compliance para as empresas

Agora que você já entendeu os principais objetivos do compliance e como ele funciona na prática, vamos listar, de forma resumida, os três principais benefícios:

Aumento da produtividade e eficiência

Quando a empresa segue normas e padrões pré-determinados, ela ganha em produtividade e eficiência, porque deixa de desperdiçar recursos.

No início, esses ganhos podem ser mais difíceis de perceber.

Mas, no longo prazo, eles se justificam e garantem mais sustentabilidade financeira à empresa.

Reputação e imagem consolidadas

Entre os principais benefícios do compliance, estão os ganhos para a reputação e a imagem da empresa perante os clientes, os fornecedores, os parceiros, os investidores e acionistas.

Quando a empresa tem práticas de compliance reconhecidas, ela passa a ser mais respeitada no mercado.

Colaboradores mais satisfeitos e engajados

Quando o trabalhador acredita no propósito da empresa e vê atitudes no dia a dia que prezam pelo benefício coletivo, ele se sente mais engajado para realizar as suas tarefas prezando pelo patrimônio da empresa.

Com o compliance, o funcionário se percebe como parte da companhia, e tem motivos para vê-la crescer.

Isso permite que a taxa de retenção de talentos aumente no longo prazo.

O que é compliance officer?

O compliance officer é termo designado aos profissionais responsáveis por administrar um programa de compliance na prática, no dia a dia da companhia.

Nas empresas onde esse cargo existe, o compliance officer tem a missão de desenvolver e coordenar todos os tipos de políticas e ferramentas necessárias para aplicar o programa de compliance.

Em geral, ele atua internamente nas empresas, para acompanhar as práticas de governança.

Essa é a melhor maneira de identificar problemas e atuar para corrigi-los na prática.

Além disso, a atuação no dia a dia garante rapidez e agilidade na solução dos problemas.

Empresas que contratam consultorias para conduzir os processos de compliance podem perceber lentidão no aprimoramento dos processos, além de custos mais altos.

Você entendeu que o compliance officer é o profissional que aplica o programa de compliance das empresas.

Mas como funciona esse programa? Vamos explicar agora.

O que é um programa de compliance?

Um programa de compliance é um documento estruturado internamente pelas empresas para garantir o cumprimento das normas, regimentos internos e regulações às quais ela está exposta.

Ele funciona como um guia que coloca as ideias de compliance assumidas pelas empresas no papel.

Dessa forma, o programa de compliance explica o que a empresa pode ou não pode fazer, além de expor todos os riscos que o não cumprimento do programa pode acarretar.

Em linhas gerais, é composto por quatro etapas: identificação, prevenção, monitoramento e resolução de problemas.

  • Na identificação, os riscos enfrentados pela empresa são listados. É aquilo que o programa de compliance vai combater, como más práticas de gestão, fraudes, etc.
  • Na prevenção, o programa de compliance cria e implementa mecanismos de controle para proteger a organização desses riscos.
  • No monitoramento, o programa de compliance estabelece como medir a efetividade do controle. Na prática, ele explica o que a empresa precisa medir e acompanhar para entender se os mecanismos de prevenção estão funcionando.
  • Finalmente, a resolução de problemas estabelece como resolver dificuldades e o que fazer diante de situações críticas, que coloquem em risco os objetivos do programa. Essa parte do programa também diz o que a empresa deve fazer para corrigir o rumo se os processos falharem.

Antes de avançar, vale lembrar que esse programa de compliance só vai funcionar se contar com o comprometimento dos principais diretores da empresa, que serão responsáveis por dar o exemplo e disseminar as boas práticas no dia a dia.

6 dicas de como colocar o compliance em prática

Pessoas em reunião em uma mesa
6 dicas de como colocar o compliance em prática

Agora que você já sabe como funciona o programa de compliance, chegou a hora de entender como colocar o compliance em prática no dia a dia da sua empresa.

Reunimos algumas dicas valiosas que podem lhe ajudar nesse processo:

1. Invista em sistemas de informação

Você vai precisar de sistemas de informação que permitam monitorar as principais atividades da companhia, para manter os processos de compliance alinhados e controlados.

Sem esse tipo de controle digital e automatizado, é praticamente impossível aplicar o compliance na prática.

2. Crie rotinas de inspeção e fiscalização

Estar em compliance significa se antecipar aos órgãos regulatórios, atuando na raiz de qualquer problema que possa surgir.

Para fazer isso, você precisa criar rotinas de inspeção e fiscalização para todas as atividades críticas e sensíveis da sua empresa.

Confira, cheque e valide.

3. Conheça a legislação a fundo

Você nunca conseguirá aplicar o compliance se desconhecer a legislação à qual sua empresa está submetida.

Por isso, é fundamental contratar profissionais especializados na legislação, ou empresas de consultoria jurídica para entender e atender as leis em nível municipal, estadual e federal.

4. Crie processos de auditoria interna

A auditoria interna permite que você identifique problemas que o programa de compliance não consegue corrigir no dia a dia.

Quanto maior a frequência da auditoria, menores os riscos de ser surpreendido em algum momento.

Esse processo é cansativo e pode ser caro, mas é valioso para quem investe em compliance.

5. Invista na comunicação interna e crie um código de conduta

Para que o compliance seja um objetivo perseguido por todos, ele precisa fazer parte da cultura da empresa.

E uma estratégia para implementar essa cultura é investir na comunicação interna e em um código de conduta.

Seja por meio de rodas de conversas, palestras, murais de avisos, e-mails internos ou comunicados, deixe claro o que a empresa está fazendo para seguir boas práticas de governança, a fim de inspirar e engajar os funcionários.

6. Crie canais internos de denúncias

Ninguém melhor do que o próprio funcionário é capaz de monitorar a empresa e corrigir o seu rumo.

Por isso, é aconselhável criar canais internos de denúncias, para que os colaboradores possam relatar, de forma anônima, situações suspeitas ou que coloquem a empresa em risco.

Relação do compliance com outras áreas do direito

martelo e balança da justiça
Relação do compliance com outras áreas do direito

Como você já deve ter percebido, o compliance é um termo bastante abrangente, que tem implicações sobre diversas áreas do direito e das empresas.

A seguir, destacamos alguns dos principais desdobramentos do compliance:

Compliance empresarial

O compliance empresarial traduz tudo que já tratamos neste texto.

Tem a ver com as boas práticas de governança, principalmente no que diz respeito à gestão da companhia para atender normas, regimentos e regulações.

Compliance trabalhista

O compliance trabalhista está relacionado aos processos de contratação e pagamento dos funcionários da empresa.

Ele define os direitos e deveres de todos os funcionários e gestores, estabelecendo os critérios que guiarão relação dessas pessoas com a empresa.

Faz parte do compliance trabalhista o controle de férias e horas trabalhadas, o pagamento de horas extras e rescisões, além de todos os outros direitos.

Aos funcionários, cabe realizar as suas tarefas de forma íntegra e honesta, prezando pelos ideais da empresa.

Compliance tributário

O compliance tributário tem como principal objetivo garantir que a empresa esteja em dia com suas obrigações tributárias.

São os mecanismos de controle e acompanhamento que vão conduzir a emissão de notas fiscais e o pagamento de impostos para o Município, Estado e União.

O compliance tributário acompanha a eficiência tributária e impede que ela se transforme em benefícios irregulares ou sonegação fiscal.

Compliance fiscal

O compliance fiscal se assemelha ao compliance tributário, mas diz respeito às obrigações da empresa com a Receita Federal, o Fisco.

O Brasil tem um calendário fiscal complexo, que exige um constante acompanhamento por parte dos contadores, e o compliance fiscal ajuda a evitar que soluções simples – e ilegais – acabem sendo tomadas no dia a dia.

Conclusão

Neste artigo, falamos sobre o que é compliance e como funciona.

Depois dessa avalanche de informações, você precisa reconhecer que investir em compliance é uma excelente estratégia para a sua empresa.

Para quem está interessado em sustentabilidade financeira no longo prazo, acredita nos ganhos de eficiência e quer estar à frente de uma empresa reconhecida por ser íntegra, honesta e responsável, não há melhor caminho do que o investimento em compliance.

Você aprendeu a aplicar esse conceito na prática, descobriu os seus principais benefícios e conheceu as diretrizes que norteiam um programa de compliance.

Agora, tem condições de partir para a parte prática e implementar tudo que aprendeu no dia a dia.

A informação é valiosa, mas é aquilo que você faz com a informação que recebe que vai gerar resultados para a empresa da qual você é dono ou na qual trabalha.

Não sabe como fazer isso? O primeiro passo é reunir o alto escalão da empresa para conversar a respeito.

Vocês precisam reconhecer o problema e necessidade desse investimento em um consenso. Sem essa conversa, você não vai conseguir tirar suas ideias do papel.

A partir daí, será possível criar estruturas internas e delegar as tarefas para criar um programa de compliance com diretrizes que vão auxiliar a empresa no a dia.

Só depende de você! Desejamos boa sorte e continuamos à disposição para auxiliar.

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