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Secretário Executivo: O que é? Qual sua função? Como se tornar um?

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Como um agente de assessoria que garante uma comunicação assertiva, o secretário executivo se tornou parte fundamental do mundo corporativo.

A profissão tem exigência de formação em nível superior e requer um perfil de profissional com conhecimento amplo sobre administração, diplomacia, relações internacionais e áreas relacionadas.

O secretário executivo é muito importante do ponto de vista hierárquico, já que tem contato imediato com os cargos de alto escalação.

Também é responsável, junto com seu assessorado, pelo tráfego da informação e outros assuntos ligados à gestão organizacional.

Como estamos falando de uma posição estratégica a qualquer negócio, vale ficar ligado no conteúdo que preparamos para você.

Ao longo deste artigo, você vai descobrir o que faz um secretário executivo, por que ele é importante para as empresas e o que é preciso para se tornar um profissional bem-sucedido nesse cargo.

O assunto interessa? Então, siga a leitura.

O que é secretário executivo?

O secretário executivo é o profissional responsável por auxiliar o gestor em sua tomada de decisões, assistindo-o nos processos administrativos e ajudando a superar as burocracias da gestão no cotidiano.

Como assessor administrativo, ele está habilitado a atuar tanto como colaborador interno, quanto como consultor externo.

Dentro da parte organizacional, vai intermediar pagamentos, ajudar no planejamento de operações, trabalhar na atualização ou edição de textos oficiais, alimentar informações confidenciais em softwares financeiros e banco de dados, entre outras funções.

Por ser um mediador entre o executivo e as demais áreas, tem uma posição de alta confiança, já que informações sensíveis da empresa e dos colaboradores estão, muitas vezes, sob a sua responsabilidade.

Podemos dizer que ele atua como braço-direito da chefia nas grandes corporações.

Suas funções executivas abrangem ainda o atendimento a clientes e fornecedores, a gerência dos processos administrativos, dos projetos da empresa e do clima organizacional, assumindo controle de qualidade e colocando-se como o canal oficial para comunicar com a chefia.

Além disso, o secretário será também responsável pela organização de tarefas básicas, como agendamento de compromissos, arquivamento e controle de acesso a documentos, e filtro dos contatos telefônicos recebidos pelo assessorado.

De fato, ele é responsável pela entrega ou não de todas as informações que chegam (via e-mail, telefone, correios, softwares de gestão e produtividade, etc.) de acordo com o filtro pré-estabelecido e de seu julgamento próprio do que é prioridade naquele contexto.

Ter uma comunicação verbal e oral bem desenvolvidas é essencial para este profissional, que será responsável pelo fluxo de informações entre o topo da pirâmide hierárquica (o executivo) e a base (demais funcionários).

Ele também precisa ter conhecimento razoável de diplomacia para ser capaz de intermediar o diálogo entre a chefia de sua instituição e executivos de outras empresas, com culturas organizacionais – e até nacionalidades, em alguns casos – muito diferentes da sua.

Para atuação no mercado, é um diferencial ter também o domínio de duas a três línguas, o que permite a comunicação assertiva com fornecedores, clientes e executivos de diversas origens.

Isso porque, muitas vezes, esse profissional precisará atuar como tradutor ou intérprete, escrevendo ou traduzindo documentos em outras línguas – ou até mesmo realizando tradução simultânea em reuniões, congressos e conferências.

O que secretário executivo faz e onde atua?

secretário executivo, Mulher trabalhando com um notebook
O que secretário executivo faz e onde atua?

Na prática do dia a dia, como vimos até aqui, são muitas as funções confiadas ao profissional responsável pelo secretariado.

Existe a possibilidade de se especializar em alguma área como gestão, diplomacia, tradução ou até mesmo cultura organizacional.

Ainda, haverá profissionais que preferem atuar de forma mais ampla, prestando assistência a seu assessorado nas diversas áreas que estão inclusas no cotidiano da gestão administrativa.

Quando aquecido, o mercado oferece oportunidades de trabalho tanto na iniciativa privada – em empresas de grande porte brasileiras e multinacionais – quanto no setor público – em órgãos dedicados ao comércio exterior ou relações internacionais.

O profissional pode também optar entre atuar como consultor externo para empresas ou escolher uma organização para se vincular como colaborador em regime de exclusividade.

O secretário executivo no âmbito da consultoria

Como fenômeno recente, tem aumentando no Brasil o número de profissionais que atuam no âmbito da consultoria.

Seja por necessidade individual daqueles se veem em meio ao desemprego, ou por demanda de mercado, parece crescer no país a importância do profissional capaz de auxiliar o gestor em seu processo de tomada de decisões.

De fato, a posição de consultor ganhou espaço de mercado, e hoje é mais um campo frutífero para atuação do secretário executivo.

Por definição, um consultor é aquele agente que será responsável por auxiliar o gestor a tomar suas decisões, apresentando os prós e contras e propondo soluções inovadoras para os problemas do dia a dia.

Apesar de apontar possíveis caminhos, ele não tem poder resolutivo, apenas consultivo – ou seja, ele aconselha, mas não tem controle sobre as decisões tomadas.

Já abordamos que o curso de Secretariado Executivo propõe uma formação ampla, pois sua atuação exige conhecimentos amplos de ética, direito, marketing, administração, diplomacia, economia, relações públicas, entre outros campos de estudo.

Com isso, entendemos que o secretário executivo é, por definição, um consultor, pois está capacitado para apresentar um quadro geral e propor soluções para problemas de diversas naturezas.

Ainda assim, o profissional graduado em Secretariado Executivo pode optar por trabalhar exclusivamente com consultoria, assessorando empresas e gestores em projetos pontuais.

O secretário executivo como gestor

A globalização acelerada, que provoca rápidas mudanças e estabelece uma lógica de mercado competitivo, tem afetado todas as profissões – e, com o secretariado executivo, não é diferente.

Nesse contexto as, características de liderança, empreendedorismo e gestão – antes reservadas para cargos de chefia – se tornaram importantes para profissionais de todos os níveis.

Essa realidade torna imprescindível que indivíduos das mais diversas áreas tenham uma visão estratégica sobre negócios, sendo capazes de compreender os objetivos da organização e de direcionar seus esforços de forma autônoma.

Isso está explícito desde os anúncios de emprego (a famosa “cabeça de dono” que figura na descrição das vagas e publicações da área) e se estende às culturas organizacionais, cada vez mais horizontalizadas em sua hierarquia.

No caso do secretário executivo, responsabilidades de gestão, como gerenciar informações, priorizar atividades, compreender e reforçar metas são inerentes à sua atuação.

Daqui para frente, o profissional que deseja se destacar na área precisa ter uma dedicação ainda maior a competências ligadas à liderança, como gestão de pessoas, gerenciamento de crises e otimização dos processos de produção.

É importante dizer que quem trabalha com secretariado executivo já vem desempenhando várias funções adjacentes a gestão em si, mas a tendência é que a demanda por essas habilidades se intensifique cada vez mais.

Como é o curso de Secretariado Executivo?

Mulher trabalhando com um notebook
Como é o curso de Secretariado Executivo?

O termo “secretário” vem do Latim “secretarium”, que representa um conselho privado, um local secreto para a tomada de decisões.

Ainda que a atuação do profissional tenha se modificado muito desde a origem do termo, a etimologia da expressão indica dois pontos importantes: o caráter consultivo e a necessidade de discrição ao lidar com informações sensíveis e sigilosas.

A profissão de secretário não é recente, mas, foi somente com as novas organizações empresariais trazidas pela Revolução Industrial (século XVIII) que ela se consolidou com o caráter administrativo que tem hoje, extrapolando da posição de assistente pessoal para ser um assessor direto da gestão.

Apesar da importante atuação destes profissionais no funcionamento da rotina administrativa desde sempre, foi só no fim dos anos 1970 que a profissão foi regulamentada no Brasil por meio da Lei 6.556/78.

Na mesma década, foi instituído o primeiro curso superior da área, o bacharelado em Secretariado Executivo da Universidade Federal da Bahia (UFBA).

Hoje em dia, esta é uma das profissões que mais crescem no Brasil e um curso com altos índices de empregabilidade ainda durante a graduação.

Seu projeto pedagógico é amplo e busca apresentar noções fundamentais de administração, marketing, idiomas e relações públicas para formar um profissional capacitado para promover transformações positivas no cenário administrativo.

A formação em Secretariado Executivo tem carga horária de 2.670 horas, dividas em sete períodos (três anos e meio) para conclusão em tempo regular.

Como é comum em outros cursos de graduação, o primeiro semestre é reservado para as disciplinas mais básicas, que visam garantir uma comunicação e um texto assertivos.

Além de noções fundamentais de liderança, gestão e etiqueta para relações internacionais, é comum que se apresente um panorama sobre contabilidade, matemática financeira, e raciocínio lógico ainda no primeiro ano.

A comunicação é fator de bastante importante, já que o secretário precisa conseguir dialogar com executivos e funcionários de diversas áreas e origens.

Por isso, além das aulas de português, o graduando vai ter a oportunidade de dar os primeiros passos em duas a três línguas estrangeiras – geralmente o inglês, o francês e o espanhol.

No terceiro semestre, o aluno poderá ainda aprender a Língua Brasileira de Sinais (Libras), parte importante de uma formação inclusiva.

Nesse segundo ano, disciplinas de gestão, economia, estatística e clima organizacional são exploradas mais a fundo na sala de aula.

O estudante também vai poder se aprofundar mais nas línguas estrangeiras, dando andamento aos estudos iniciados no primeiro ano da graduação.

O terceiro ano do curso começa aproximando-se da prática, com matérias de relações públicas, relações internacionais e marketing aparecendo na grade ainda no primeiro semestre.

É neste ano que o aluno precisará entregar a primeira parte do seu Trabalho de Conclusão de Curso (TCC), desenvolvendo seu projeto de pesquisa para a avaliação final.

No penúltimo período da graduação, a gestão empreendedora e a gestão contemporânea são colocadas em pauta, comparando as duas abordagens para esse tema tão presente no dia a dia do secretário executivo.

No sétimo e último semestre, o graduando visitará discussões teóricas importantíssimas sobre a ética e a inteligência competitiva no meio corporativo.

Já nos últimos meses de aula, ele terá a oportunidade de aprender a taquigrafia, técnica tradicional para o registro de palavras que, mesmo com os avanços tecnológicos, continua sendo a forma mais rápida e eficaz de documentar a comunicação oral.

Apesar de existirem taquígrafos especializados no Brasil, as leis 7377/85 e 9261/96 regulamentam que é atribuição do secretário a taquigrafia de conferências, reuniões e palestras em português e em outros idiomas.

Outras práticas são abordadas no último período, com uma disciplina de gestão de eventos, além da segunda parte da disciplina de TCC desenvolvida como estágio supervisionado.

Por que cursar Secretariado Executivo?

Foi-se o tempo em que tudo que um secretário precisava saber era como atender o telefone, transferir ligações e atender o público com cordialidade e simpatia.

O mercado de trabalho mudou muito nas últimas décadas, e novas demandas por profissionais transformaram a busca por colocação em uma tarefa altamente competitiva.

O fato é que tudo isso exigiu mudanças também no perfil do profissional de secretariado.

Nesse sentido, a parte executiva do trabalho se torna ainda mais importante, sendo necessária uma formação mais ampla e que forneça todas as informações para que ele possa desempenhar seu trabalho da maneira mais completa.

Hoje em dia, é um profissional que age muito como um facilitador dos processos e da comunicação no ambiente corporativo.

Sendo assim, ele precisa entender de forma completa o funcionamento da corporação, além de ter uma noção básica sobre as diversas áreas e atividades que compõem seu processo produtivo.

Todas essas mudanças levam o profissional para uma atuação mais intelectual e fazem com que o trabalho do secretário exija uma capacitação que vai além do treinamento corporativo.

E a formação acadêmica é a resposta para essas novas demandas.

É no bacharelado em Secretariado Executivo que o candidato a secretário vai aprender toda a teoria e as habilidades necessárias para desempenhar sua profissão da melhor maneira possível.

Secretariado Executivo ou Administração?

Dois homens trabalhando com um tablet
Secretariado Executivo ou Administração?

Essa é uma escolha particular, que depende dos objetivos profissionais, ou seja, do que espera para a carreira.

Apesar de ter avançado muito em seu campo de atuação nas últimas décadas, o Secretariado Executivo tem limitações, quando comparado ao curso de Administração.

As duas formações oferecem o título de bacharel aos alunos aprovados, mas com variações na duração do curso.

A diferença de carga horária é de quase 450 horas, o que faz com que o curso de Administração tenha um período a mais em relação ao Secretariado Executivo.

Na grade curricular, o ensino de línguas estrangeiras, protocolos de diplomacia internacional e noções de relações públicas são exclusividade da formação dos secretários.

Por outro lado, o futuro administrador precisará se aprofundar mais na análise de demonstrativos financeiros, planejamento orçamentário e na formulação de planos de negócio.

As disciplinas básicas sobre empreendedorismo, gestão e marketing estão presentes no início de ambos os cursos.

Porém, enquanto o Secretariado Executivo avança, estudando matérias relativas ao atendimento ao público, a Administração foca mais em tópicos financeiros e estratégicos da gestão.

De maneira geral, o secretário e o administrador trabalham em conjunto: o primeiro na consultoria e controle do fluxo de informações e o segundo dando a palavra final sobre as decisões executivas que vão pautar o funcionamento da organização

Qual o salário de um secretário executivo?

secretário executivo, mão, de um homem, digitando, em um notebook
Qual o salário de um secretário executivo?

Promissora, a profissão de secretário executivo tem crescido muito nas últimas décadas e se consolidou no Brasil com um dos cargos mais bem remunerados.

Para este levantamento, reunimos informações dos portais Catho, Love Mondays e Salário, que calculam uma média a partir informações reais sobre salários divulgados pelos usuários.

De acordo com o levantamento, a média salarial para o cargo de secretário executivo no Brasil é de R$ 3.834.

Qual o salário de um secretário executivo trilíngue?

Segundo pesquisa do Catho, o secretário executivo que tiver o domínio de pelo menos duas línguas pode contar com um aumento de até 36% em seu salário.

No caso da formação trilíngue, isso é ainda mais evidente, é claro.

A remuneração para o profissional formado em Secretariado Executivo Trilíngue fica na média dos R$ 5.928, mas pode ser ainda maior – o salário mais alto registrado nas plataformas foi de R$ 8.532.

Conclusão

A profissão de secretário executivo se transformou nas últimas décadas, ganhando destaque por atender uma demanda de mercado em sua atuação ampla como gestor dos processos administrativos.

Hoje, ele já é peça fundamental para o bom funcionamento de qualquer organização, otimizando processos e servindo como um canal entre o gestor e os demais colaboradores.

Em nível superior, a sua formação exige a compreensão de temas que dizem respeito à rotina corporativa, como empreendedorismo, marketing, finanças.

Também matérias que versam sobre o trato com o público, como relações públicas e relações internacionais.

A graduação em Secretariado Executivo conta com carga horária de 2.670 horas, divididas em três anos e meio de duração do curso.

A formação trilíngue é outro diferencial do ensino superior, pois expande o campo de atuação do profissional que passa a poder trabalhar na transcrição, tradução e intermediação de negócios entre executivos de diferentes nacionalidades.

Como consequência direta dessa valorização, o salário da área se tornou grande atrativo, com a profissão figurando hoje entre as mais bem pagas no país.

Sua atuação pode se dar tanto em empresas privadas como no setor público, sendo a consultoria também uma opção para aqueles que não desejarem trabalhar em regime de exclusividade.

Não importa qual a especialidade ou área de atuação: hoje em dia não faltam oportunidades para o secretário executivo que desejam crescer na carreira.

Quer ser o próximo profissional de sucesso? Visite o site da UPIS e conheça o curso de Secretariado Executivo Trilíngue, seu projeto pedagógico, grade curricular e corpo docente.

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